Klokkenluidersregeling

Klachten behoren in alle omstandigheden serieus te worden genomen en zorgvuldig en vertrouwelijk afgehandeld. Dat geldt zeker voor een accountantsorganisatie, waarbij het gehele functioneren draait om aspecten als vertrouwen, integriteit, professionaliteit en dergelijke. Dit houdt in dat zowel personen van buiten onze organisatie als medewerkers zonder gevaar voor hun ( rechts-)positie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Wij achten het van groot belang dat medewerkers en derden op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van een onregelmatigheid in ons kantoor.

Deze klokkenluidersregeling is geldig naast de regeling voor klachten over de diensten van de Hofsteenge Zeeman Groep of aan haar verbonden personen en de regeling met betrekking tot verschillen van inzicht. Uiteraard kunnen mensen / organisaties ook terecht bij de beroepsorganisatie NBA dan wel in de reguliere rechtspraak in Nederland.

Ingevolge artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties (VAO) dient een accountantsorganisatie te beschikken over een Klokkenluidersregeling. Artikel 32 van de VAO luidt:

1. De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun >rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie;

2. De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elke geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.

Klokkenluidersregeling Hofsteenge Zeeman Groep B.V.

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • Het kantoor: De Hofsteenge Zeeman Groep
  • Klokkenluidersregister: Schriftelijke registratie waarin de meldingen en de afhandeling van de klachten worden vastgelegd
  • De melder: degene die het vermoeden van een onregelmatigheid onder deze regeling meldt
  • De werknemer: een melder die in dienst is van het kantoor
  • Leidinggevende: degene die leiding geeft aan de werknemer
  • Complianceofficer: de door het bestuur aangestelde persoon om als zodanig voor het kantoor te functioneren
  • Bestuur: de directie de Hofsteenge Zeeman Groep, belast met de uitvoering c.q. naleving van deze regeling
  • Een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot het kantoor, onder meer in verband met:

a. een (dreigend) strafbaar feit;

b. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;

c. een (dreiging van) bewust onjuist informeren;

d. een (dreigende) schending van binnen de Hofsteenge Zeeman Groep geldende (gedrags-)regels;

e. (een dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten, of

f. alle verdere situaties die, naar mening van de melder, voor melding aan de complianceofficer in

aanmerking komen.

 

Artikel 2. Procedure

1. De melder meldt een vermoeden van een onregelmatigheid bij de complianceofficer, behoudens de situatie zoals bedoeld in artikel 3. Een werknemer meldt een vermoeden van een onregelmatigheid intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht bij de complianceofficer. Meldingen aan de complianceofficer geschieden per brief of per e-mail.

2. De complianceofficer legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, vast in het klokkenluidersregister. Indien de melding is gedaan bij de leidinggevende brengt de leidinggevende de complianceofficer onverwijld op de hoogte van de melding. De complianceofficer zorgt dan voor de hiervoor bedoelde vastlegging.

3. De complianceofficer stuurt binnen vijf werkdagen een ontvangstbevestiging aan de melder die een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld.

4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid door de complianceofficer ingesteld.

5. De melder die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de complianceofficer wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten het kantoor en zijn netwerkorganisaties. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de melder niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de melder voor zover mogelijk en binnen de wettelijke grenzen gewaarborgd is, dit alles tenzij de melder de complianceofficer schriftelijk van de vertrouwelijkheid heeft ontheven.

6. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt de melder door de

complianceofficer schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld

vermoeden van een onregelmatigheid (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

 

Artikel 3. Melding aan de voorzitter van het bestuur

1. De melder kan het vermoeden van een onregelmatigheid melden bij de voorzitter van het bestuur als bedoeld in artikel 1, indien:

a. hij het niet eens is met het standpunt of de verlengingstermijn voor behandeling als bedoeld in artikel 2 lid 6;

b. het vermoeden van een onregelmatigheid de complianceofficer betreft.

2. De voorzitter van het bestuur legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd

schriftelijk vast in het klokkenluidersregister.

3. De voorzitter van het bestuur stuurt een ontvangstbevestiging aan de melder die een vermoeden van een

onregelmatigheid heeft gemeld.

4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een

onregelmatigheid door de voorzitter van het bestuur ingesteld.

5. De melder die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van het bestuur wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten het kantoor en zijn netwerkorganisaties. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de melder niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de melder voor zover mogelijk binnen de wettelijke grenzen gewaarborgd is.

6. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de melder door de

voorzitter van het bestuur schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

 

 

Artikel 4. Rechtsbescherming

1. Het bestuur draagt er zorg voor dat de melder (al dan niet werknemer) die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld als gevolg van het melden daarvan.

2. Indien een Melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan

danwel rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat mogelijk worden aangerekend en behoudt het kantoor zich voor alle rechtens mogelijke stappen te ondernemen.

 

Artikel 5. Werking en publicatie

1. Deze regeling treedt in werking op 1 september 2012.

2. Deze regeling wordt opgenomen op de (momenteel in ontwikkeling zijnde) website van de Hofsteenge Zeeman Groep B.V.